La crisi da COVID-19 ci ha chiamati a fare i conti con lo stato delle infrastrutture aziendali per il telelavoro, ma anche con noi stessi e il nostro modo di adeguarci. Per alcuni è stata una vera e propria rivoluzione del modo di interpretare il lavoro da remoto.
L’obiettivo di Matrix42, azienda leader nel Workspace Management, è quello di supportare il lavoro anche da remoto, qualsiasi sia la postazione a disposizione dell’utente, favorendo sia l’aspetto tecnologico che i risvolti sociologici del lavoro a distanza, anche durante tempi delicati.
Nelle ultime settimane, Matrix42 ha condotto un “corona stress test” a livello aziendale, per individuare possibili problemi del lavoro da remoto e porvi rimedio. La tecnologia implementata ha dimostrato di essere all’altezza delle aspettative, tanto che si è potuto garantire la piena produttività, ma il test ha portato anche a una riflessione sull’impatto che il lavoro da casa può avere sui dipendenti. Da questa esperienza, abbiamo tratto delle riflessioni e delle raccomandazioni per affrontare, dal punto di vista tecnologico e anche sociologico, questo momento.
Se si parla dell’infrastruttura, Matrix42 ha già individuato i punti a cui dedicare maggiore attenzione nella configurazione dei servizi IT: creare trasparenza nell’infrastruttura, dotarsi di strumenti di collaborazione, controllare le applicazioni critiche per il business, sottoporre i dispositivi, sia BYOD che aziendali, a backup automatico per scongiurare perdita di dati in caso di attacchi informatici che non vengano bloccati, offrire assistenza al dipendente. Infine, garantire un monitoraggio costante.
È emerso, inoltre, l’importanza di non sottovalutare gli aspetti psicologici della questione.
Matrix42 ha stilato una raccolta di buone pratiche per il lavoro da remoto, individuate grazie al contributo dei dipendenti e alla loro esperienza diretta.
«Non è scontato avere un locale da adibire a ufficio privato in casa, dunque il nostro consiglio è comunque quello di scegliere un luogo tranquillo e isolato e utilizzarlo per il lavoro, creando un ecosistema in cui portare avanti i propri compiti quotidiani senza distrazioni: questo potrebbe risolvere il problema degli spazi», afferma Roberto Casetta, Vice President of Global Sales di Matrix42. «Un altro consiglio è di adottare il giusto dress code: va bene indossare indumenti confortevoli, ma che indosseremmo anche per andare in ufficio. Un abbigliamento troppo casual influisce sulla percezione della giornata, meglio mantenere una routine e non mischiare la vita lavorativa a quella privata. Quando, a fine orario lavorativo, chiuderemo il pc, dovremmo avere la reale percezione di aver staccato dal lavoro. Consigliamo ai nostri dipendenti e, più in generale, a chi ha dovuto trasferire la propria sede operativa nella propria dimora, di ritagliarsi allora dei momenti per stare con la propria famiglia o per coltivare i propri interessi personali: è questa la vera forza della flessibilità, che permette di tenere separati i due mondi sebbene vita professionale e domestica si svolgano nello stesso luogo.
Inoltre, un secondo aspetto insito nella difficoltà di integrare una regolare giornata in ufficio tra le mura della propria abitazione risiede nel concetto di “sentirsi parte integrante di un’azienda”. Abituati a confrontarsi di persona con i propri colleghi, molti tele-lavoratori potrebbero sentirsi meno valorizzati, o trovare difficile mantenere le comunicazioni con i propri colleghi. Una soluzione potrebbe essere affidarsi alle applicazioni di call conferenze, che permettono di accorciare le distanze.
Al momento, c’è un clima di maggiore comprensione verso gli imprevisti delle telefonate, come tollerare rumori di sottofondo, soprattutto nei confronti di quelle famiglie giovani che devono continuare a lavorare conciliando il ruolo di genitore, seguendo magari la vita scolastica dei figli e le lezioni online.
Qual è il maggiore problema attuale riscontrato dalle aziende?
«In questo periodo, le aziende incontrano principalmente due difficoltà: si tratta, in realtà, di problemi già noti, che questa emergenza ha certamente contribuito ad acuire.
Anzitutto, le aziende che vorrebbero adeguarsi e implementare lo smartworking si scontrano con una carenza di dispositivi hardware. La produzione di laptop e altri device ha vissuto un periodo di stagnazione: in molti casi è stata limitata, accumulando cali e ritardi nell’evasione delle forniture; in altri ancora è stata completamente bloccata. L’approvvigionamento di queste risorse è dunque diventato più difficoltoso. Per ovviare al problema, si può fare affidamento a tecnologie come il cloud computing e l’IoT, utilizzando i dispositivi connessi in mancanza di laptop. Ad esempio, i televisori possono essere riconvertiti in monitor per riunioni o per seguire lezioni online. Chi ha disponibilità di hardware deve poi occuparsi della loro corretta gestione. Disporre delle macchine senza dotarle di soluzioni di protezione risulterebbe poco lungimirante e pericoloso.
La seconda difficoltà è la disponibilità di banda larga. In questo periodo è stato registrato un incremento nell’acquisto delle VPN (Virtual Private Network), che garantiscono privacy, sicurezza e anonimato, soprattutto da parte di famiglie che si sono ritrovate a condividere la stessa rete per diverse esigenze: telelavoro, didattica online e anche svago.
Proprio su sicurezza di endpoint e reti, Matrix42 sta attualmente lavorando a un progetto con una grande banca italiana. Il progetto, avviato da tempo, ha subito un’accelerazione dettata dagli avvicendamenti dell’ultimo periodo. Tema centrale è garantire la sicurezza degli endpoint. Anche la portata del progetto è stata ampliata, e da un numero iniziale di 20.000 device, si passerà alla gestione del quadruplo di dispositivi. Per far ciò, verranno impiegate tecnologie di Data Leakage Prevenction, che promettono l’identificazione univoca degli utenti. I dipendenti potranno utilizzare il loro PC da casa, a cui verranno impostate delle restrizioni che riguardano le porte USB e il download, per non permettere di scaricare alcun dato sensibile. È un livello di controllo molto profondo».
Matrix42 ha ricevuto richieste particolari da parte di clienti del settore healthcare?
«Attualmente, in collaborazione con il nostro partner INIX Group abbiamo donato la soluzione di remote control per il MDM (mobile device management), Silverback, per l’Ospedale Sacco, nota struttura ospedaliera di Milano impegnato in prima linea nella cura contro la pandemia. Questa soluzione viene impiegata a supporto della gestione dei dispositivi mobili disponibili nella struttura e che sono cresciuti anche grazie a numerose donazioni. L’aumento rapido e non omogeneo in termini di tipologia di device, di sistema operativo e di software installato ha creato l’esigenza di censire, controllare e proteggere a distanza questi dispositivi, per valorizzare più velocemente quanto ricevuto in donazione.
In primis, i device sono stati impiegati per permettere la comunicazione dei pazienti con i parenti, in particolare quelli più anziani che hanno meno dimestichezza con i sistemi di comunicazione o che non avevano avuto la possibilità di portare con sé un dispositivo multimediale data l’emergenza con cui hanno dovuto raggiungere un centro COVID-19.
Matrix42 lavora con clienti dell’ambito healthcare sia in Italia che a livello mondiale, e possiamo vedere uno spaccato certamente interessante. Da circa 6 mesi segue DHR Health, un gruppo di ospedali privati in Texas. Per loro è stato eseguito un lavoro di supporto nella parte di inventario. Le attrezzature mediche, collegate a una rete, vengono etichettate e catalogate per dare una fotografia puntuale della sede in cui si trovano e per essere in grado di mobilitarle velocemente in caso di necessità: in situazioni di emergenza questo tipo di risposta tempestiva può fare una netta differenza. Fondamentale, nel nostro accordo, anche i servizi di patch management e remote control: la distanza non è un problema se l’infrastruttura permette di operare agevolmente anche non trovandosi fisicamente in sede.
Una collaborazione più consolidata è quella che abbiamo invece con il Gruppo Villa Maria, con cui stiamo lavorando per estendere le licenze di remote control, e Dedalus, leader in Italia nella fornitura di servizi alla pubblica sanità; anche in questo caso ci occupiamo di inventario e manutenzione delle attrezzature.
Garantire il corretto funzionamento dei servizi aziendali, anche in questo frangente, non è una sfida complicata, se si dispone della giusta tecnologia e infrastruttura: alla tecnologia si possono sempre apportare miglioramenti, e bisogna anche essere flessibili e aperti al cambiamento, sviluppando l’attitudine e le corrette abitudini per lavorare da casa.
Inoltre, le aziende dovrebbero regolarmente valutare e potenziare le proprie infrastrutture IT, non solo in tempi di crisi. Sono strutture straordinarie, ma che andrebbero implementate già in situazioni ordinarie».
