Il team di Facility Management di Leonardo Global Solutions migliora l’efficienza automatizzando compiti manuali con PowerApps

redazione

Il team di Facility Management di Leonardo Global Solutions è sinonimo di efficienza e consente al Gruppo Leonardo di dedicarsi al proprio core business, vale a dire aerospazio, difesa e sicurezza. Avvalendosi di Microsoft PowerApps, il team ha creato un’app in sostituzione del sistema manuale e talvolta poco preciso di gestione delle esigenze quotidiane delle infrastrutture del Gruppo Leonardo in tutta Italia. L’app è stata progettata appositamente per ottimizzare le mansioni ed eliminare la carta. Il team sta adottando in modo sempre più intensivo tecnologie e automazione e ha stabilito un importante piano di sviluppo per il prossimo futuro.

 

“Ora disponiamo di dati più precisi, personale più motivato e possiamo intervenire rapidamente perché non dobbiamo attendere la fine del mese per renderci conto che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe”.

Antonio Luciano: Responsabile Pianificazione Business nella B.U. Facility Management di Leonardo Global Solutions

 

Con sede in Italia, il Gruppo Leonardo è presente in quattro mercati principali ed è un player chiave dei settori aerospazio, difesa e sicurezza. Leonardo Global Solutions (LGS) è un’azienda del Gruppo Leonardo e si occupa dei settori real estate, acquisti e facility management per tutto il Gruppo. In Italia la squadra di Facility Management eroga i seguenti servizi: pulizie e disinfestazione, ristorazione, facchinaggio e trasferimento delle postazioni di lavoro, manutenzione aree verdi, sgombero neve, servizio posta, centri stampa, gestione della flotta veicoli e gestione del sito aziendale internazionale. I 140 componenti del team Facility Management sono consapevoli che da loro dipende l’organizzazione e l’efficienza dei circa 29.000 dipendenti italiani del gruppo.

Il team eroga più di 5 milioni di pasti all’anno e si occupa della manutenzione ordinaria di oltre 7 milioni di metri quadrati di immobili e uffici negli oltre 40 stabilimenti in Italia. Quindi, come afferma Antonio Luciano, Responsabile Pianificazione Business della B.U. Facility Management di Leonardo Global Solutions, “Se non lavoriamo e non operiamo adeguatamente, l’azienda non è in grado di andare avanti”.

 

 

 

Quando una check-list complica la vita

Per garantire un’elevata qualità di servizio, il team di Facility Management ha sviluppato un processo di monitoraggio delle attività quotidiane principali, con particolare riferimento ai servizi di pulizia e ristorazione. La squadra ha iniziato utilizzando una check-list giornaliera basata su un modello di foglio di lavoro di Microsoft Excel dettagliato, la cui compilazione manuale, tuttavia, era fonte di frustrazione. Secondo Luciano “il nostro personale faceva il giro di ogni sede per verificare che il servizio di pulizia venisse erogato in conformità all’accordo sul livello di servizio. Quindi, una volta tornato alla propria postazione, gli appunti dovevano essere trascritti nel foglio di Excel. A volte si facevano errori, ci si dimenticava di fare questo passaggio oppure era necessario dare priorità ad altre attività. Pertanto alla fine del mese raccoglievamo solamente dati parziali, che non ci aiutavano a validare i nostri dati strategici”.

I colleghi dell’area IT di LGS suggerirono quindi a Luciano di rivolgersi a Microsoft perché l’Ufficio Acquisti aveva appena sottoscritto un accordo quadro per Microsoft Office 365. E così ha conosciuto NTT DATA, società appartenente alla rete di partner di Microsoft con livello di competenza Gold, che lo ha aiutato a individuare la soluzione ideale. Luciano e la sua squadra hanno esplicitato i requisiti e le esigenze per poter trasformare il proprio foglio Excel in un’app; si sono inoltre fatti consigliare per la scelta del dispositivo più adatto per garantire una semplice transizione verso il nuovo sistema. NTT DATA ha suggerito i dispositivi Microsoft Surface e una nuova app realizzata utilizzando Microsoft PowerApps. Nel giro di due mesi l’app è stata sviluppata e implementata.

 

Creare un’app partendo da un task manuale

Grazie a PowerApps, il team Facility Management di LGS ha potuto facilmente fare un salto di qualità tecnologico. NTT DATA ha aiutato a replicare il modello Excel per evitare di generare confusione nella transizione del team verso l’uso dell’app. Avendo presente i dati visualizzati, il team ha inoltre iniziato a utilizzare Power BI di Microsoft per riorganizzare i dati in base alle esigenze delle singole strutture. Il processo è stato completamente automatizzato all’interno della soluzione, per consentire al team di Facility Management di utilizzare le check-list dai dispositivi Surface. Da lì la soluzione genera un PDF con la check-list ed eventuali commenti, che viene quindi automatizzato attraverso Microsoft Flow, un servizio basato su tecnologia Cloud per le notifiche e la sincronizzazione dei file.

Figura 1. Dalla schermata Home si accede a tutte le azioni che l’utente può effettuare con l’app e si visualizza
un riepilogo delle check-list create nel mese in corso.

 

Abbandonare un processo manuale e basato sulla carta per abbracciare un approccio elettronico ha consentito al team di risparmiare tempo, ridurre potenziali errori di trascrizione e aumentare il livello di affidabilità delle ispezioni mensili. “Stiamo puntando ad investire in sviluppo software, dispositivi e nell’organizzazione nel suo insieme”, afferma Luciano. “Rivestiamo un ruolo fondamentale per tutti. E la nostra squadra è estremamente importante perché forniamo ai nostri clienti questi rapporti elaborati”.

Il team addetto al Facility Management trae beneficio dalla soluzione PowerApps basata su tecnologia Cloud perché consente al personale di raccogliere e scaricare i dati e condividere aggiornamenti in qualunque momento e ovunque si trovi. Secondo Chiara Andreini, Facility Services Design di Leonardo Global Solutions, “I dati possono essere salvati nel Cloud in tempo reale. In questo modo il nostro team centrale può scaricarli e redigere immediatamente un report. È fantastico”.

 

Figura 2. La schermata della check-list è organizzata in schede che filtrano le domande in base al locale in esame,
come il magazzino o la cucina.

 

Guardare avanti con entusiasmo

La risposta delle persone coinvolte nel progetto pilota di PowerApps è stata entusiasta. “C’era un gruppetto di dipendenti che credevamo avrebbe potuto essere più refrattario al cambiamento, ma la loro reazione è stata diversa dalle nostre aspettative”, spiega Luciano. “Sono entusiasti di utilizzare un nuovo dispositivo elettronico per gestire le check-list quotidiane invece di dover prendere appunti su un pezzo di carta”.

In precedenza, i dati venivano salvati in locale e 30 fogli di lavoro Excel – con un foglio di calcolo finale – venivano presentati a LGS alla fine del mese. Ora la squadra può salvare i dati automaticamente sul Cloud, raccoglierli e analizzarli utilizzando Power BI e controllare le prestazioni dei singoli fornitori nelle sedi in cui operano.

Il management di LGS riceve ora rapporti di sintesi mensili più ricchi di informazioni, più precisi ed efficaci. “L’aspettativa principale è ottenere dati più precisi, personale più motivato ed essere in grado di intervenire rapidamente perché non dobbiamo attendere la fine del mese per renderci conto che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe”, dichiara Luciano.

La roadmap per le versioni future dell’app del team di Facility Management prevede notifiche push, la possibilità di scattare e caricare foto e altre funzionalità avanzate. A luglio 2018 il team di Facility Management ha dotato circa 40 sedi di dispositivi tablet equipaggiati con l’app. “Avendo a disposizione più dati li potremo aggregare in maniera più consistente e ottenere informazioni più precise e dettagliate. Questo si tradurrà in una migliore misurazione delle prestazioni dei fornitori”, afferma Luciano. “Stiamo ampliando l’uso di questa tecnologia innovativa senza alcuna difficoltà e puntiamo a raggiungere un livello avanzato di utilizzo della piattaforma PowerApps per sfruttarne al massimo le potenzialità”.

 

“Stiamo ampliando l’uso di questa tecnologia innovativa senza alcuna difficoltà e puntiamo a raggiungere un livello avanzato di utilizzo della piattaforma PowerApps per sfruttarne al massimo le potenzialità”.

Antonio Luciano: Responsabile Pianificazione Business della B.U. Facility Management di Leonardo Global Solutions