Una dashboard è la rappresentazione visiva del proprio lavoro. Fornisce ai decisori un modo per visualizzare facilmente e in tempo reale le prestazioni della società e dei progetti. La costruzione di una dashboard deve rispondere a regole ben precise: di seguito le 5 fondamentali.
REGOLA N°1: PRIVILEGIARE LE CONFIGURAZIONI PREDEFINITE
La prima regola è quella della semplicità. La maggioranza delle soluzioni per reporting e dashboard sono fortemente personalizzabili. In un Excel carico di funzioni, questi strumenti permettono di andare oltre, stipare diversi grafici su una sola schermata e incrociare migliaia di dati fra loro. Il consiglio è: non farlo e mirare alla semplicità, lasciando gli incroci complessi a data analist e data scientist.
Se i clienti sono gruppi importanti, le problematiche sono complesse. Ciò nonostante, il consiglio resta invariato: rimanere sul semplice. Più una problematica è complessa, più una dashboard deve essere semplice. Ciò permetterà di condurre l’attività in modo efficiente.
È importante pensare come utenti finali: chiunque nel team non vuole ottenere un’informazione in 3 click o con 10 filtri da configurare. Al contrario, proponendo una sola maniera di vedere il grafico si approfitta per far parlare i dati, per fare data storytelling.
Il consiglio è di affidarsi allo strumento utilizzato, seguendo i modelli predefiniti.
REGOLA N°2: DESIGN FIRST, DATA SECOND
Perché Design First? La raccolta dei dati è una delle tappe più cruciali, indubbiamente. Ma il design first consente un notevole risparmio di tempo grazie alla capacità di iterare senza impiegare troppo tempo nella strutturazione dei dati.
Se si mette alla prova l’utente finale con un foglio di carta e gli si propone un modo di vedere il dato, ciò che emerge sono le esigenze espresse dall’utente stesso. Le prime iterazioni gli permetteranno di proiettarsi e meglio definire le proprie esigenze. Poi, non resta che il lavoro di concept e collegamento dei dati.
Il vantaggio del design first è di poter riflettere le esigenze dell’utente e avere riscontri immediati senza perdere troppo tempo. Al contrario, il metodo tradizionale porta su un percorso che richiede diverse settimane per creare un grafico collegato ai dati e ottenere il primo feedback da parte dell’utente.
In generale ci saranno altre esigenze da soddisfare, o peggio, sarà necessario rifare tutto perdendo moltissimo tempo. Il metodo a cascata è una delle ragioni per cui tanti progetti informatici hanno fallito negli ultimi anni.
L’obiettivo finale è semplice: si tratta di decidere cosa dovrà rappresentare la dashboard prima di arrivare alla fase di collegamento dei dati. Tale tappa permette anche di restringere il campo riguardo a ciò che si intende realmente raccontare tramite le visualizzazioni.
REGOLA N°3: UN GRAFICO PER OGNI ESIGENZA
La scelta di includere diversi grafici su un’unica dashboard spesso corrisponde al timore di non avere un indicatore chiave. È per questo che tante dashboard sono così complete. Solo nel corso dell’acquisizione delle informazioni, giorno dopo giorno, la semplicità e la pertinenza vincono sulla completezza.
Una dashboard deve, innanzitutto, essere uno strumento di comunicazione e pedagogia.
È più facile capire un’informazione se è unica. Il maggior problema degli strumenti di Business Intelligence è l’aspetto troppo ricco e di conseguenza incomprensibile delle dashboard.
Con un solo messaggio per schermata, la storia che si vuole raccontare tramite il grafico diventa immediatamente più chiara. In fondo, l’utilità di una dashboard, è quella di raccontare una storia attraverso i dati.
Inoltre, la scelta di un solo grafico per schermata permette di integrare diverse azioni sullo stesso. Basterà un solo click per ingrandire una zona ed entrare in un livello di granularità più elevato e ottenere informazioni più precise. Così si abbinano semplicità e capacità di esplorazione.
REGOLA N°4: GLI ESSERI UMANI NON SONO ROBOT
Una regola che si occupa esclusivamente della forma, una regola per gestire tutto.
Durante la creazione della dashboard, non si deve lasciare spazio ad ambiguità nella formattazione.
Per esempio, si deve evitare di scrivere 10.5.2017 invece di 10 Maggio 2017 quando si tratta di una data. Questo permetterà di evitare confusione con la formattazione dei dati. Perle date internazionali, per esempio, negli USA, il formato della data è Mese/Giorno/Anno, mentre il formato internazionale tende verso Giorno/Mese/Anno. Il rischio è quindi di creare confusione quando si scrive 10.5.2017 piuttosto che 10 maggio 2017. A seconda del Paese in cui ci si trova, non sarà così ovvio capire qual è la data corrispondente.
Gli esseri umani non sono robot, non bisogna quindi trattarli come tali.
REGOLA N°5: MASSIMO #3 FILTRI PER SCHERMATA
La parola magica è ancora una volta: semplicità. Questa regola è molto vicina a quella di un messaggio per schermata.
Impostare troppi filtri su un’unica visualizzazione comporta inevitabilmente dei problemi di leggibilità. Proprio ciò che si vuole evitare.
Se si desidera superare i 3 filtri per singola schermata, è perché si ha bisogno di raccontare una nuova storia. È come la scelta dell’abbigliamento la mattina. La regola del “non più di 3 colori” è fondamentale, altrimenti ne va dell’armonia degli accostamenti!
Seguendo queste regole d’oro, si sarà pronti per costruire le più belle storie immaginabili grazie a dashboard semplici, precise e pedagogiche allo stesso tempo!
di Charles Miglietti, president and co-founder di Toucan Toco
