315 mila euro di risparmio all’anno, maggiore efficienza e produttività: ecco i presupposti alla base del percorso d’innovazione intrapreso dal Comune di Mantova insieme a Microsoft Italia e Telecom Italia. Il dato è emerso durante l’incontro “Innovare la Pubblica Amministrazione in tempo di Spending Review: le opportunità offerte dalle tecnologie di comunicazione integrata nel progetto del Comune di Mantova”, tenutosi oggi a Palazzo Te, alla presenza di Nicola Sodano, Sindaco di Mantova, Carlo Maccari, Consigliere Regione Lombardia, Roberto Irpo, Assessore Welfare, Famiglia e Informatizzazione del Comune di Mantova, Rita Tenan, Direttore Settore Pubblico Microsoft, Filippo Massimo Pipitone, Responsabile Clienti Strategici Pubblica Amministrazione Nord Ovest di Telecom Italia, Giancarlo Capitani, Presidente NetConsulting, e Andrea Piscopo, Vice Direttore Aster e Coordinatore sistemi informativi del Comune di Mantova. L’evento è stato un’occasione per illustrare la scelta del Comune di Mantova di investire in tecnologie di comunicazione integrata, sottoscrivendo un contratto con Telecom Italia basato sull’adozione di Microsoft Lync, e per fare il punto sul processo d’implementazione che già nella sua fase sperimentale sta permettendo di ottenere risparmi concreti e un miglioramento della produttività e della collaborazione all’interno dell’amministrazione, aspetti particolarmente significativi in uno scenario generale di contrazione dei budget e di contenimento dei costi della PA a seguito delle disposizioni della Spending Review.
Il progetto del Comune di Mantova è stato avviato con l’obiettivo principale di rendere più efficienti le comunicazioni all’interno dell’Ente e migliorare la velocità e la qualità della collaborazione interna, risparmiando sia risorse tecniche sia economiche. Cavalcando le opportunità offerte dalle tecnologie di comunicazione integrata e dal Voice over IP, l’Ente ha deciso di innovare il modo di lavorare e collaborare all’interno delle proprie strutture in una logica di massima efficienza ed efficacia. Il Comune ha quindi scelto di puntare sulla semplicità di Microsoft Lync, che integra tutti gli strumenti di comunicazione in un’unica soluzione agevolando la condivisione d’informazioni e la collaborazione attraverso messaggistica istantanea, VoIP, audio video/web conferencing e condivisione del desktop (“lavagne virtuali”). In pochi mesi il Comune ha migrato la posta elettronica su Microsoft Exchange ed è stato implementato Microsoft Lync in alcuni settori pilota, grazie alla partnership con Telecom Italia che provvederà ad integrare la componente applicativa con l’infrastruttura tecnologica esistente.
Il percorso d’innovazione del Comune di Mantova proseguirà coinvolgendo ora tutte le sedi del Comune, forte dei risultati racchiusi nel Libro Bianco “I vantaggi della collaborazione e delle comunicazioni integrate: il caso del Comune di Mantova”, realizzato da NetConsulting in collaborazione con Microsoft e il Comune di Mantova e presentato nel corso dell’evento di oggi. Lo studio offre una stima dei risparmi conseguibili dal Comune a conclusione del progetto: circa 315 mila euro all’anno, risparmio generato soprattutto dalla riduzione della spesa per trasmissioni che incide per il 65% (pari a circa 200 mila Euro all’anno) sui risparmi complessivi (il 57% per l’eliminazione dei canoni di accesso e dei costi di gestione delle linee dismesse, il 3% per i risparmi sulle chiamate interne, il 5% per i risparmi sui costi di noleggio e manutenzione delle centrali telefoniche). Esiste inoltre una componente di risparmio sui costi di spostamento che incide complessivamente per il 35%: il 31% circa per recupero di ore lavoro e il 4% derivante dal risparmio sul costo di utilizzo dell’auto per gli spostamenti. Nel dettaglio, infatti, l’introduzione della tecnologia VoIP per le comunicazioni interne all’Ente produrrà risparmi di circa 9.600 Euro annui sui costi di traffico telefonico e ulteriori economie saranno conseguibili grazie all’organizzazione di riunioni virtuali, riducendo così i costi degli spostamenti di circa 11.880 Euro annui. Non solo, dal momento che l’Ente impiega in un anno circa 5.500 “ore uomo” per i trasferimenti delle persone che partecipano a incontri, l’introduzione di riunioni virtuali potrà produrre un aumento di produttività e un ulteriore risparmio di circa 99.000 Euro all’anno.
A conclusione della prima fase di sperimentazione, il Comune di Mantova ha già ottenuto vantaggi significativi, ovvero maggiore efficienza nella gestione e condivisione delle informazioni e possibilità di valorizzare le competenze interne attraverso una più efficiente gestione delle attività di routine. E naturalmente la maggiore produttività e la migliore collaborazione tra i dipendenti dell’ente si stanno riflettendo in un più efficace servizio al cittadino e, con i risparmi generati dal progetto, il Comune libererà delle risorse che potranno essere destinate a interventi a favore del miglioramento dei servizi pubblici. Il Comune sta inoltre considerando la possibilità di estendere l’utilizzo del nuovo sistema di comunicazione alle comunicazioni verso l’esterno con la creazione di un URP multicanale e attivando servizi di eLearning per studenti e docenti.
“Siamo entusiasti di collaborare con il Comune di Mantova, un caso virtuoso nell’ambito della PA Locale, perché ha avuto il coraggio di puntare sull’innovazione nonostante la difficile fase di austerity a livello nazionale, ottenendone significativi benefici. Siamo infatti convinti che per la PA il modo migliore per far fronte al delicato momento socio-economico sia proprio quello di selezionare progetti d’innovazione sostenibile e in grado di offrire risultati in tempi rapidi in una logica di maggiore qualità della spesa pubblica”, ha dichiarato Rita Tenan, Direttore Settore Pubblico di Microsoft Italia. “Grazie alle soluzioni di comunicazione integrata di Microsoft il Comune di Mantova può beneficiare di forme avanzate di collaborazione a distanza e in mobilità. Siamo di fronte a una vera e propria rivoluzione nel nome della semplicità e dell’efficienza, che consentirà al Comune di aumentare non solo la produttività del personale, ma soprattutto la qualità e la tempestività della collaborazione tra tutti i dipendenti, riducendo i costi di comunicazione e assistenza tecnica e minimizzando le necessità di trasferta, quindi nel complesso risparmiando e ottimizzando il servizio al cittadino.”
“Innovare è oramai una necessità per la PA, per migliorare i servizi offerti ai cittadini e rendere efficienti i propri costi come testimonia l’attenzione legislativa che va dal Codice del’Amministarzione Digitale all’Agenda Digitale di oggi. Telecom Italia con i suoi asset, la sua esperienza e le sue competenze si propone come partner di riferimento per i progetti di innovazione nelle PA e nelle imprese del Paese”, ha dichiarato Filippo Massimo Pipitone, Responsabile Clienti Strategici Pubblica Amministrazione Nord Ovest di Telecom Italia.
Ha aggiunto il Sindaco di Mantova Nicola Sodano: "Al convegno viene presentato un progetto che è in sintonia con la spending review. In sostanza, si vuole coniugare il risparmio della Pubblica Amministrazione nel settore della comunicazione con l’utilizzo delle nuove tecnologie migliorando la qualità del servizio. Il Comune di Mantova ha acceso i motori per dare il via a questa sfida e dalla fine della prossima settimana partiremo con i nuovi servizi integrati".
