Una nuova ricerca condotta da OpenText – leader nelle soluzioni e software di Enterprise Information Management, rivela come siano cambiate le sfide quotidiane per i lavoratori negli ultimi due anni e offre insight utili per capire come far fronte al sovraccarico cognitivo in ambito aziendale. La chiave sta nella capacità di saper innovare le modalità di accesso e gestione delle informazioni, così da sfruttare al meglio il vantaggio informativoe trasformarlo in un vero e proprio driver di crescita.
Tra gli highlight della ricerca:
· Il sovraccarico di informazioni sul lavoro è fonte di stress, tanto che oltre un terzo dei professionisti in Italia (36%) non riesce mai a disconnettersi davvero. Il trend è particolarmente diffuso nell’Europa continentale, dove l’Italia spicca, ma viene immediatamente seguita da Spagna (34%) e Germania (33%).
· Si tratta di un fenomeno più che raddoppiato dall’inizio della pandemia: nel 2020, infatti, solo il 16% degli italiani lamentava di non riuscire a “staccare”. Oggi, i dati evidenziano utenti sopraffatti principalmente dalle troppe password da ricordare (27%), dal numero eccessivo di app e fonti di dati da controllare ogni giorno (25%) e dall’invadenza dei social media (14%).
· Nonostante la diffusione del modello di lavoro ibrido, in Italia i dipendenti che ritengono di disporre degli strumenti tecnologici e digitali adatti per svolgere le proprie mansioni anche da remoto sono ancora meno della metà (44%).
Sempre e ovunque: la catena infinita delle informazioni
I professionisti intervistati hanno ammesso di utilizzare numerosi account, risorse, strumenti e app per gestire le informazioni, tanto che il 60% di loro afferma di utilizzare almeno 6 strumenti di condivisione diversi al giorno, a dimostrazione del fatto che i dati necessari per portare a termine le attività quotidiane sono distribuiti su un numero sempre maggiore di fonti.
Questo porta quasi metà dei professionisti (46%) a trascorrere oltre un’ora al giorno a cercare singoli documenti o dati specifici sulle reti aziendali o su sistemi condivisi, solo per poter continuare a svolgere il proprio lavoro.
“Per le aziende e i loro dipendenti, provare a gestire sia il volume, sia la complessità delle informazioni può essere scoraggiante. La quantità di dati a disposizione, strutturati e non, sta aumentando esponenzialmente, ma ci siamo resi conto che le informazioni di per sé non sono la soluzione”, ha affermatoAntonio Matera, Regional Vice President Sales Italy, Malta, Greece & Cyprus di OpenText. “La soluzione, invece, arriva smantellando i silos e centralizzando le informazioni. È quando vengono raccolte e gestite in modo fluido che si trasformano: emergono così modelli e trend, si scoprono insight e si prendono decisioni migliori. È questo il vantaggio informativo”.
Non è solo questione di “cosa” e “dove”
Una delle maggiori difficoltà per i professionisti è rappresentata dal fatto di avere informazioni distribuite in diversi “luoghi”: più di 1 italiano su 3 (36%) afferma infatti di faticare a reperire le informazioni perché queste sono disponibili su diverse piattaforme, applicazioni o file. Se pochi (15%) ritengono che i colleghi non salvino correttamente i documenti (conservandoli per esempio sul desktop del proprio PC), il 24% lamenta difficoltà a identificare le informazioni più recenti e aggiornate.
La cattiva gestione e le sfide che si affrontano quotidianamente hanno un effetto negativo sui lavoratori: il 43% dei dipendenti italiani, infatti, ritiene che la grande quantità di informazioni abbia ripercussioni dal punto di vista del benessere fisico e mentale, mentre il 35% afferma che le conseguenze riguardano principalmente le prestazioni lavorative. Da non sottovalutare anche il fatto che 1 italiano su 3 (34%) possa vedere compromesso l’equilibrio vita-lavoro.
Il trend è confermato anche a livello globale, con il benessere psico-fisico influenzato negativamente dal sovraccarico cognitivo per quasi la metà degli intervistati (42%).
A volte è un fatto personale
La mancanza di strumenti adatti alla gestione delle informazioni sta iniziando a rappresentare un problema per molte aziende, tanto che spesso i dipendenti si sentono legittimati a prendere iniziative individuali. Indipendentemente dal fatto che sia consentito o meno, oltre la metà (56%) dei professionisti italiani utilizza sistemi di condivisione file personali, come OneDrive, Google Drive, WhatsApp e Dropbox, per l’invio di documenti di lavoro, poiché risulta più semplice e veloce. Tuttavia, è interessante notare che tre quarti dei dipendenti (72%) lo fanno perché ritengono che la propria azienda non abbia policy che lo impediscano, nonostante i rischi elevati in termini di sicurezza dei dati e delle informazioni. Lo scenario globale è altrettanto sorprendente: quasi due terzi (63%) dei dipendenti nel mondo affermano di utilizzare sistemi di condivisione personali per condividere file di lavoro e oltre 7 su 10 di loro (71%) lo fanno ritenendo che l’azienda non sia contraria.
Non è tutto. I cosiddetti “lavoratori ibridi” devono affrontare diverse sfide e il 30% degli italiani afferma che una delle più grandi è quella di non avere lo stesso set-up in ufficio e a casa. Il 24%, poi, lamenta di non poter accedere facilmente ai documenti quando lavora da remoto e il 21% di non poter condividere file e informazioni con facilità quando lavora da casa. Rispetto alla media globale (12%), però, l’Italia rivela una delle percentuali più alte di lavoratori da remoto soddisfatti (21%), superata solo dal Giappone (26%).
Commentando i risultati, Antonio Matera, Regional Vice President Sales Italy, Malta, Greece & Cyprus di OpenText ha affermato: “Con i dati di dipendenti, fornitori e clienti in costante crescita, il numero di sistemi e applicazioni utilizzate dalle aziende – con i rischi connessi – continua ad aumentare. In questo momento, c’è un urgente bisogno da parte delle aziende di automatizzare la gestione e la governance delle informazioni, in modo che i contenuti possano essere acquisiti e classificati, le politiche di conservazione applicate automaticamente e i dipendenti possano accedere facilmente a informazioni accurate e aggiornate senza dover effettuare ricerche su applicazioni multiple. Solo seguendo questi passaggi le aziende riusciranno a ridurre la complessità, consentendo ai dipendenti di collaborare facilmente con i propri colleghi, indipendentemente dal dispositivo o dall’applicazione che utilizzano, o da dove e come scelgono di lavorare”.
