Gli ultimi due anni hanno portato il mondo del lavoro e le relative tecnologie a vivere un’evoluzione particolarmente rapida, anche all’interno degli uffici. Si tratta di una trasformazione che manterrà il suo impatto anche nel medio e lungo periodo.
Lo smart working non ha cessato di esistere con il finire delle misure restrittive del periodo pandemico anzi sono cambiate le modalità di lavoro, soprattutto nelle grandi aziende dove sono garantite la possibilità di lavorare da qualsiasi posto e la tecnologia per operare da remoto, e dove vengono ripensanti gli spazi per adattarsi al meglio alle nuove esigenze dei dipendenti. In altre parole, ha avuto luogo un’evoluzione dell’ufficio tradizionale in ufficio intelligente che consenta di lavorare in modo realmente smart, creando esperienze personalizzate, a misura del singolo collaboratore e della specifica esigenza aziendale.
A dimostrazione di come il mondo del lavoro sia orientato verso una radicale rivoluzione, vengono in nostro soccorso i dati e i numeri di alcune recenti ricerche. Secondo la Global Workforce Survey di Cisco, il 96% delle aziende intervistate intende investire nella tecnologia per rendere gli uffici più intelligenti e accessibili. Inoltre, evidenzia alcune tendenze globali come il diffondersi di un ufficio ibrido tra remoto e lavoro in presenza, la progressiva digitalizzazione dei processi lavorativi, la creazione di un luogo di lavoro dotato di tecnologie intelligenti che impattino sia sulla qualità dello spazio fisico che sulle dinamiche di utilizzo.
Presupposto questo, è possibile delineare una delle principali caratteristiche dell’attuale “rivoluzione industriale” legata al mondo Smart Office, ovvero il concetto di Phygital.
Una premessa su quali caratteristiche definiscono uno “Smart Office”: deve essere multifunzionale, interattivo, agile, super tecnologico e sostenibile oltre a diventare un ambiente in cui le persone, i processi e i servizi si uniscono in uno spazio “intelligente” per creare un’esperienza automatizzata e coinvolgente.
Di pari passo allo Smart Office, bisogna delineare e integrare il concetto di Phygital, cioè l’utilizzo della tecnologia come un ponte tra il digitale e fisico. In altri termini, la creazione di un ecosistema integrato nel quale i due mondi convivono e per ottenere ciò è necessario disporre di una tecnologia in grado di favorire immediatezza e immersione e, contemporaneamente, l’interazione fisica.
Ad esempio, lo smart locker è una soluzione tecnologica che sta prendendo piede rapidamente nel mondo ufficio e coniuga perfettamente i due mondi. I locker sono spazi personali – ad uso sporadico oppure continuativo, dedicati o in selezione libera – che grazie alle nuove tecnologie in cloud diventano utilizzabili con estrema flessibilità ed efficacia dal dipendente, ma anche programmabili e gestibili in modo pratico dal facility manager. Quello dei locker non è certo un concetto nuovo. Da qualche tempo sono presenti nel nostro quotidiano e siamo ormai tutti avvezzi all’esperienza dei locker come luoghi fisici in cui ritirare in libertà i prodotti acquistati. Questi oggetti smart sono presenti nelle catene retail e nei supermercati, così come si trovano ovunque gli hub di locker di famosi siti e-commerce.
La stessa tecnologia può esprimere il suo pieno potenziale all’interno dei nuovi uffici, dove ora vengono implementate anche nuove strategie di gestione degli ambienti, come “Hoteling” e l’”Hot Desking” con lo scopo di migliorare la produttività, ridurre i costi operativi. Le aziende si stanno orientando verso strutture con logiche simili al Co-Working, dove un dipendente prenota o utilizza una postazione di lavoro in base agli impegni.
Con l'”Hoteling” si permette ai lavoratori di pianificare in modo dinamico l’uso degli spazi di lavoro esistenti. Le postazioni di lavoro non sono assegnate in modo permanente, ma vengono prenotate in anticipo. In questo modo, prima di recarsi in azienda, il dipendente “prenoterà” uno spazio di lavoro esattamente come se prenotasse un hotel durante un viaggio di lavoro.
L’alternativa è l’”Hot Desking” dove le postazioni di lavoro non sono preassegnate ma libere e disponibili senza necessità di prenotazione anticipata. Funziona secondo il principio “chi prima arriva, meglio s’accomoda”,
Le nuove tecnologie consentono la creazione di un ambiente di lavoro sempre performante e permettono il monitoraggio costante di sistema e dati, in modo da intervenire tempestivamente a fronte di guasti e problematiche o addirittura prevenirle. Alcune smart lock di ultima generazione risolvono molte di queste esigenze, oltre a consentire di scalare il sistema aggiungendo locker in modo semplice o modificare il layout degli armadietti al bisogno, senza costi aggiuntivi e senza richiedere alcun cablaggio o configurazione, garantendo un sensibile risparmio.
La digitalizzazione ha anche modificato il ruolo del facility manager che ora dispone di tecno-oggetti e strumenti avanzati ma “amichevoli” che non richiedono conoscenze tecniche per la messa in opera, per la manutenzione e per l’operatività – spesso non presuppongono nemmeno la presenza fisica in loco – portando con sé, anche in questo caso, un risparmio consistente nei costi del personale e di manutenzione.
Lo “Smart Locker” è in definitiva un elemento fondamentale della nuova rivoluzione legata all’ambiente ufficio e sta assumendo un ruolo centrale nella simbiosi tra Phygital e Smart Office.
