L’espansione del Gruppo ha evidenziato l’esigenza di coordinare e migliorare le efficienze dei processi di stampa derivanti da una struttura integrata, ma dislocata sul territorio; una gestione economica più efficiente ha stabilito il bisogno di integrare un sistema automatizzato e controllato per la produzione di stampe e copie che conducesse ad una riduzione dei consumabili e dei servizi di manutenzione applicati alle macchine. Equitrac Express è il prodotto valutato e installato nelle 8 aree territoriali dell’Emilia Romagna. Una soluzione scelta in base a caratteristiche e opzioni rispondenti alle esigenze di HERA. Tra le più rilevanti:
· Tracking – garantisce la tracciabilità dei job di stampa e di copia, per consentire la creazione di report dettagliati sull’utilizzo e sui costi di stampa e copia. Funzionalità che hanno permesso di ottimizzare le risorse e prevedere una stima precisa del risparmio ottenuto.
· Follow You printing – consente di utilizzare – nella sede di appartenenza dell’utente ma anche in sedi remote – qualsiasi dispositivo munito di card reader. Il processo avviene attraverso l’autenticazione utente con proprio badge aziendale che permette l’utilizzo dei dispositivi solo a personale autorizzato. Questo tipo di funzionalità garantisce la massima sicurezza e riservatezza di contenuti per i documenti stampabili solo dopo il processo di autenticazione da parte dell’utente Nella fase di ritiro dei documenti, l’utente può scegliere quali job stampare, favorendo così una riduzione del numero delle stampe.
· Rule-based printing – permette di impostare regole di stampa (ad esempio la stampa push con forzatura in bianco/nero e quella pull che permette di scegliere come stampare, se in bianco e nero o a colori). Un’opzione utile e intelligente che contribuisce a ridurre gli sprechi di carta, toner e consumabili in genere.
Nuance AutoStore Foundation è parte integrante della soluzione adottata da HERA per garantire la funzionalità send-to-me. Applicando questa opzione viene abilitato l’invio al proprio indirizzo e-mail dei documenti acquisiti tramite scanner integrato nel dispositivo multifunzione, anche in formato PDF/A Searchable. AutoStore rappresenta, nel progetto specifico, una funzionalità personalizzata da Oberon con l’obiettivo di ottenere un’integrazione completa con le opzioni di tracking di Equitrac.
La scelta è stata determinata innanzitutto dall’esigenza di un sistema personalizzabile in grado di definire regole, facilmente applicabili e utilizzabili dagli utenti dislocati in tutte le sedi. Altri fattori derivano dalla possibilità di stampare e di fotocopiare utilizzando un unico badge (controllo sui costi e sui processi di gestione) anche da remoto, ma anche di stabilire regole di stampa che indirizzino in modo automatico verso l’utilizzo del bianco e nero, ma che consentano anche di poter scegliere di stampare a colori. (controllo e riduzione dei materiali consumabili). La scelta di rinnovare e ridurre il parco macchine, insieme all’integrazione della soluzione Equitrac hanno determinato un impatto economico fortissimo e favorito un miglioramento tecnologico che ha permesso di utilizzare dispositivi più performanti rispetto alle stampanti locali ad uso individuale. La naturale e conseguente evoluzione si evidenzia in una interessante riduzione dei costi , una migliore gestione delle operazioni e dei processi di stampa ed un maggiore controllo nella gestione dei centri di costo. Le valutazioni effettuate dopo un solo anno dall’attivazione del progetto evidenziano un risparmio del 35 – 40% sui costi precedenti.
“In un’ottica di maggiore efficienza – commenta Carlo Sussi, Facility Manager del Gruppo Hera -, il risparmio ottenuto del 40% circa sui costi rappresenta un ottimo risultato, insieme alla razionalizzazione di un sistema che ha permesso di ottimizzare l’utilizzo degli apparecchi da parte di un personale dislocato in numerose sedi distribuite su 6 diverse province”.
Tra gli obiettivi a medio termine si prevede l’integrazione delle attività di digitalizzazione attraverso operazioni di dematerializzazione che potranno contribuire a snellire ulteriormente i processi di gestione, contribuendo quindi anche a migliorare l’impatto ambientale. L’adozione di questa soluzione ha permesso di ridurre i costi, di alleggerire le attività specifiche delle risorse dedicate al controllo di gestione, investendo il risparmio generato in attività di ricerca e sviluppo.
“Il mercato offre spunti di riflessione tutti i giorni: innovazione, trasformazione, tecnologia, evoluzione, tutte tematiche di estrema attualità che per le aziende si convertono rapidamente in esigenze. Il Gruppo HERA è una delle maggiori local utilities italiane che ha intrapreso un percorso di crescita costante grazie all’attenzione all’innovazione e all’ottimizzazione delle risorse” è il commento di Massimiliano Ferrero, Sales Manager Southern Europe di Nuance Communications “ una realtà aziendale che rappresenta un esempio concreto di come le soluzioni software Nuance Equitrac ed una consulenza puntuale applicata al progetto, abbiano contribuito, in maniera significativa e in un contesto complesso e dinamico caratterizzato dalle molte acquisizioni, ad una ottimizzazione dei costi e a un migliore controllo nella gestione, portando l’azienda ad un risparmio del 35 – 40% sui costi precedenti”.
