In ambito aziendale, la gestione efficace dei viaggi e delle trasferte rappresenta una sfida costante, ma anche un’opportunità significativa per ottimizzare le risorse e migliorare l’esperienza dei dipendenti. Adottare un approccio full digital può trasformare radicalmente sia la gestione operativa che l’impatto sul conto economico delle aziende. Per adottare un approccio di questo tipo, è necessario considerare 4 aspetti fondamentali:
1.L’Importanza dell’Integrazione dei differenti Funzioni Aziendali
La gestione delle trasferte coinvolge diversi dipartimenti all’interno di un’organizzazione, dagli amministrativi agli HR, fino ai diretti interessati, ovvero i dipendenti che viaggiano per lavoro. Ogni attore coinvolto ha esigenze e aspettative diverse, che spaziano dall’accesso a policy di viaggio personalizzate fino alla gestione semplificata delle spese. La chiave di successo è l’implementazione di una soluzione che consenta a tutti gli attori coinvolti di vivere un experience positiva attraverso un processo digitale efficiente e smart.
2. La Digitalizzazione del Processo
La digitalizzazione dei processi relativi alla gestione trasferte e relative spese rappresenta il cuore della trasformazione. Attraverso l’uso di piattaforme integrate è possibile automatizzare l’intero processo, dalla prenotazione del viaggio alla conservazione digitale delle ricevute e alla riconciliazione delle spese. Questo non solo riduce il carico operativo sui dipendenti, ma offre anche una visibilità completa dell’andamento delle spese di trasferta, permettendo un monitoraggio continuo del budget e una pianificazione finanziaria più efficace.
3. Personalizzazione e Scalabilità
Un altro aspetto fondamentale è la capacità di personalizzare e scalare la soluzione in base alle esigenze dell’organizzazione. Che si tratti di una piccola media impresa in crescita o di una Corporate multinazionale, la flessibilità della soluzione adottata permette di adattarsi a contesti aziendali in evoluzione, assicurando sempre la massima efficienza e l’adeguamento alle policy aziendali. E alla compliance normativa di riferimento.
4. Integrazione con Altri Sistemi Aziendali
La capacità di integrare la soluzione di gestione viaggi e spese con altri sistemi aziendali, come ERP o payroll, rappresenta un ulteriore step verso l’efficienza operativa. Questo tipo di integrazione permette di semplificare ulteriormente i processi amministrativi e di garantire una gestione delle risorse umane e finanziarie ancora più efficace.
In sintesi, la gestione delle trasferte aziendali e relative spese rappresenta un’area di grande potenziale per le organizzazioni che scelgono di adottare un approccio innovativo, basato sulla digitalizzazione e sull’integrazione dei processi. Dal punto di vista economico, una gestione ottimizzata delle trasferte può significare una riduzione significativa dei costi non previsti e una migliore allocazione del budget. Inoltre, grazie alla digitalizzazione, è possibile assicurare la piena conformità con le normative vigenti, evitando potenziali sanzioni e massimizzando i benefici fiscali legati alla documentazione digitale delle spese.Attraverso soluzioni avanzate e personalizzabili come Requiro e Captio Emburse, ad esempio, è possibile non solo migliorare l’esperienza dei dipendenti in trasferta, ma anche ottimizzare la gestione delle risorse e assicurare la conformità normativa, contribuendo così al successo e alla crescita aziendale.
A cura di Frida Mura, Head of Sales HR Solution Archiva Group
