GFI Software ha reso disponibile un modo semplice e conveniente per le piccole e medie imprese (PMI) di produrre dati completi, coerenti e realmente utili a migliorare le operazioni, potenziare la produttività e supportare in modo più efficace i clienti. GFI MailArchiver, soluzione di archiviazione email dell’azienda, include ora MailInsights, uno strumento di analisi dei dati primo nel suo genere che consente alle PMI di sfruttare al meglio la grande quantità di informazioni contenute nella posta elettronica. Le PMI possono utilizzare GFI MailArchiver per analizzare la velocità con cui un team commerciale o di customer service risponde alle email dei clienti; per identificare parole chiave comuni o argomenti ricorrenti nelle email inviate e ricevute, individuare i dipendenti o i tipi di allegati email che occupano più spazio storage; conoscere nel dettaglio chi viene contattato maggiormente via email dai dipendenti; ed evitare la divulgazione di informazioni proprietarie e confidenziali. “Anche le aziende più piccole fanno ormai un utilizzo estensivo della posta elettronica, e la ricchezza dei dati che GFI MailArchiver può generare da un archivio di email permette di ottenere grande visibilità su qualsiasi business o azienda,” ha affermato Phil Bousfield, general manager, Infrastructure Business Unit, GFI Software. “Le piccole imprese che non sfruttano questa risorsa già esistente – che essi stessi contribuiscono a creare ogni giorno – perdono l’opportunità di generare una propria business intelligence per comprendere meglio le loro operazioni. GFI MailArchiver con MailInsights dimostra che l’archiviazione email può offrire molto di più della comodità di una repository di messaggi, dando ora un valore più che mai strategico.” Aiutare le PMI a prendere decisioni più intelligenti Tradizionalmente, l’archiviazione è stata vista come una soluzione per la gestione delle email utilizzata per ridurre la domanda su un server Microsoft® Exchange e minimizzare la dipendenza dai file PST, oltre che per soddisfare le richieste di e-discovery e di conformità normativa. La posta elettronica è sempre più utilizzata come strumento di business intelligence. Una ricerca commissionata da GFI condotta da Opinion Matters (si veda il relativo comunicato: “GFI Software Survey: 69% of U.S. Businesses Say Employee Requests for Deleted Email Retrieval Negatively Impact IT Staff Productivity”) ha messo in luce che il 75% degli intervistati utilizza l’email per l’analisi dei trend di comunicazione, e la stessa percentuale utilizza lo storico delle email per tracciare i tempi di riposta alle richieste dei clienti, in particolare negli ambienti di vendita. La ricerca rivela come gli archivi email siano ormai diventati database non strutturati di tipo business critical, che conservano conoscenze strategiche, informazioni sul flusso di lavoro e dati sui contatti dei clienti, che offrono grande valore a un’azienda una volta che sono organizzati in un archivio. Con il 75% degli intervistati che stimano il valore dei dati contenuti all’interno dei propri archivi email superiore a $100.000, questi risultati mostrano che la capacità di un’organizzazione di integrare anche gli archivi email all’interno della propria strategia di business intelligence può offrire valore e convenienza sul lungo periodo alle organizzazioni che cercano di fare di più con meno risorse. GFI MailArchiver con MailInsights estende le sue tradizionali funzionalità di archiviazione. Con un’interfaccia semplice basata su web, GFI MailArchiver offre la possibilità di report completamente personalizzabili che aiutano i responsabili aziendali a comprendere meglio il comportamento dell’organizzazione secondo una serie di criteri differenti. I report MailInsights generati da GFI MailArchiver includono: – Flusso di comunicazioni: identifica con chi un utente o gruppo di utenti, all’interno o all’esterno di una organizzazione, comunica più spesso – Tempi di risposta alle email: offre visibilità del tempo necessario ai dipendenti per rispondere alle email interne ed esterne e aiuta e monitorare e migliorare i livelli del servizio clienti.- Termini inappropriati: traccia il linguaggio inopportuno o specifiche parole chiave nelle email per monitorare e tracciare potenziali violazioni di policy sull’utilizzo e sulla rivelazione di informazioni aziendali. – Storage email: monitora la capacità di storage email per identificare gli allegati di grandi dimensioni, far rispettare le policy di conservazione, e identificare gli utenti e i gruppi di utenti che utilizzano maggiormente le risorse storage. – Account inattivi: crea una lista di account che hanno ricevuto email ma non hanno risposto entro uno specifico periodo di tempo, consentendo agli amministratori IT di eseguire azioni correttive e reindirizzare i messaggi in arrivo Utilizzo webmail: traccia l’utilizzo di servizi di webmail, come possibile indicazione di messaggi maggiormente a rischio o di un utilizzo inappropriato. Vincere le sfide legate alla gestione emailGFI MailArchiver consente alle PMI di affrontare molte delle sfide legate al sistema di posta elettronica, come la gestione di volumi crescenti di email e relativi allegati; il mantenimento delle performance dei server Microsoft Exchange, che si basano in gran parte su file PST o sui nastri di backup per recuperare email vecchie o cancellate; la conformità con le richieste normative di conservazione dei dati, e la garanzia che le informazioni critiche contenute nelle email non vengano perse, e possano essere ripristinate a scopo di continuità di business nel caso di un’interruzione di sistema o catastrofe naturale. GFI MailArchiver consente inoltre agli utenti di accedere, cercare e recuperare la posta archiviata attraverso un portale web ottimizzato per i dispositivi basati su Android, smartphone BlackBerry® e iPhone®.
