I flussi di lavoro rappresentano da sempre un collo di bottiglia nel workflow aziendale: adottare delle innovazioni tecnologiche a supporto dei processi aziendali è sicuramente un fattore abilitante. Questo snodo fondamentale, però, deve essere accompagnato da altri elementi fondanti: un cambio di passo culturale che permea tutta l’impresa grazie ad azioni mirate di change management.
Ma parliamo di tecnologia. Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è la soluzione che aiuta le imprese a gestire tutte le attività quotidiane di business in modo time e cost-effective, dagli acquisti alle vendite, dalla contabilità alle movimentazioni di magazzino. Sempre più spesso, infatti, i capi dei diversi dipartimenti sono chiamati a visionare dati e documenti legati ai processi di lavoro in formati non omogenei che risultano poco accessibili, quando non ancora cartacei. L’ERP rappresenta, quindi, il supporto necessario per ottenere dati affidabili, procedure snelle, il controllo di tutti i KPI.
Come? Con un’interfaccia semplice che permette di accedere a dati, informazioni e file sempre aggiornati e uniformati. Oltre a questo, grazie a degli alert personalizzati, l’ERP può aiutare i manager a visionare e approvare i processi in tempi davvero brevi e senza errori. in che modo? Ogni processo o dato è tracciato all’interno del sistema e segue un percorso ‘a step’ preciso e prestabilito, ovviando quindi ogni possibile errore umano.
Come scegliere il sistema ERP più efficace
Le caratteristiche di una piattaforma ERP si fondano su tre pilastri principali, quali:
- modularità: l’organizzazione del sistema deve essere in moduli dinamici che si possono implementare in base alle proprie esigenze
- compatibilità: il sistema deve essere compatibile e integrabile ai sistemi IT esistenti, aumentando il suo grado di flessibilità
- chiarezza e completezza: gli utenti devono poter accedere a informazioni chiare, usabili e complete di ogni processo aziendale in un’interfaccia centralizzata
È necessario, oggi più che mai, un sistema flessibile ed efficace che si adatti alle necessità concrete dell’azienda e che abbia una struttura a moduli integrabili e personalizzabili. Dal mio punto di vista, bisogna sostenere i manager delle diverse divisioni affinché abbiano tutte le informazioni e i documenti aggiornati in qualsiasi momento con tecnologie avanzate e adeguate. Gli utenti, oggi, devono poter analizzare i dati aziendali e gestire i processi in modo semplice e veloce, snellendo i colli di bottiglia e, di conseguenza, tutto il workflow e risparmiando tempo e costi da destinare ad attività a maggior valore aggiunto.
Scegliere la piattaforma adatta ai sales e ai clienti
Nell’ambito dei processi di lavoro non si può non pensare anche al dipartimento sales per gestire il rapporto con i clienti a 360°, dalla fase di prospecting al post-vendita.
Una piattaforma dedicata ai commerciali permette di:
- costruire l’offerta commerciale più adatta alle esigenze del cliente
- controllare e validare tutte le fasi di una trattativa
- coordinare e validare con più efficienza le attività dei sales agents
- condividere gli insights di rilievo sui prospect
I commerciali devono poter realizzare l’offerta vincente con un configuratore commerciale di prodotto, pensato per assemblare in un’offerta solo i componenti compatibili tra loro, e con la sua struttura a livelli infiniti che permette di rispondere alle richieste più particolari in tempi rapidi e con la massima precisione.
La stessa piattaforma, a mio avviso, deve poter mettere in comunicazione i commerciali o tecnici con i clienti, in modo snello e agile: un customer portal che connetta persone, dati e informazioni è sicuramente un plus vincente.
Intelligenza artificiale per snellire il lavoro e aumentare la competitività
Non ultimo per importanza, è oggi più che mai suggerito l’utilizzo di un sistema di intelligenza artificiale per l’apprendimento e l’interrogazione delle informazioni rapida ed efficace che viene costruito sulla base dei dati creati negli applicativi aziendali. Sistemi di AI in collaborazione con applicativi esistenti possono portare a un ulteriore vantaggio competitivo, poiché garantiscono una maggiore efficienza nei tempi di ricerca delle informazioni, andando a supportare soprattutto gli utenti più junior.
Con questi accorgimenti e tecnologie innovative oggi è davvero possibile aumentare la propria produttività e ottenere vantaggi competitivi significativi per la propria azienda.
di Michele Lafranconi, Head of Sales – Software Products di Softeam Spa
