Gestione dei documenti cartacei, archiviazione, conservazione, ricerca: queste sono solo una parte delle tipiche azioni quotidiane di un ufficio, pubblico o privato, che risultano costose in termini di tempo e risorse materiali e umane. Se poi parliamo delle note spese, la situazione si può fare complicata, perché c’è anche il necessario controllo che comporta da parte del lavoratore una certa partecipazione al processo di acquisizione dati.
Per questo, le aziende chiedono un sistema di acquisizione e gestione delle note spese veloce, sicuro ed economico in tutte le sue fasi.
Per soddisfare tale esigenza, Siav, azienda leader nel settore Enterprise Content Management (ECM), ha condotto uno studio con un partner strategico, Kofax, azienda leader nelle soluzioni per l’acquisizione intelligente, per l’automazione dei processi e per il First Mile™ dei rapporti con il cliente, fino a creare una soluzione ottimale di raccolta catalogazione e ricerca delle note spese di dipendenti e collaboratori. Si tratta di un software particolarmente efficace, frutto della combinazione del BlueDrive di Siav e di Kofax Mobile, soluzione che semplifica la raccolta degli scontrini, da fotografare semplicemente con lo smartphone, ed automatizza la compilazione delle note spese.
Il nuovo software è un risultato straordinario che integrata perfino avanzati servizi di geolocalizzazione dei dipendenti e collaboratori nell’esercizio delle loro attività fuori dall’azienda.
L’acquisizione automatica dei dati degli scontrini e dei percorsi chilometrici rende opponibile a terzi la oggettività del contenuto della nota spesa e in particolare eventuali verifiche dell’amministrazione finanziaria.
Siav e Kofax presenteranno questo esclusivo strumento con il workshop “Mobile Capture e Collaboration” che si terrà oggi Milano al Westin Palace (p.zza della Repubblica 20, ore 9.30-13 – Metro gialla).
Il programma prevede focus su:
· Acquisizione in digitale direttamente da mobile
· OCR dei documenti tramite data capture & recognition in tempo reale
· Facilità di consultazione e condivisione multidevice
· Archiviazione documentale di tutti i giustificativi
· Generazione automatica della nota spese per le attività di gestione amministrativa integrata con avanzati servizi di geolocalizzazione per la rilevazione automatica dei percorsi chilometrici
Per quanto riguarda BlueDrive, un’altra recente innovazione rilasciata dai laboratori di ricerca Siav, è un’applicazione di File Sync & Share con molte features per migliorare la collaborazione e può essere integrato con piattaforma documentale di Siav Archiflow che consente di gestire i documenti e automatizzare i processi aziendali.
BlueDrive viene utilizzato in PrivateCloud per gestire tutti i file che i collaboratori di un’azienda salverebbero sulle loro cartelle locali, nelle cartelle di rete temporanee o in altri strumenti di memorizzazione in cloud, che non consentono un preciso controllo, da parte dell’azienda, sulla distribuzione e sull’accesso ai documenti. Tutti i contenuti salvati su BlueDrive sono accessibili da web e con i dispositivi mobile (Smartphone, Tablet,etc.).
Scontrini e note spese possono essere dematerializzati e sottoposti a conservazione digitale in l’azienda, tramite gli applicativi Siav integrati con BlueDrive o fruendo dei servizi di outsourcing che Siav eroga come conservatore certificato Agid.
Gli investimenti di Siav in innovazione sono continui e la qualità nell’ECM paga come dimostrano i risultati dell’azienda guidata da Alfieri Voltan, che a inizio 2015 si riconfermava la prima azienda in Italia nell’ECM con + 20% di quota del mercato e oltre 3000 installazioni all’attivo.
