L’esigenza di datare i documenti nasce dal fatto che per alcune tipologie documentali la Legge Italiana richiede obbligatoriamente la prova di "Data Certa", in modo da poter dimostrare (‘rendere opponibile’) a terzi l’esistenza del documento ad una certa data.
Il servizio PostHello!City DataCerta rappresenta pertanto un’alternativa all’apposizione del timbro fisico, non più disponibile presso gli Uffici Postali a partire dal 1 Aprile 2016.
In realtà il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) ha già da tempo stabilito le regole tecniche che consentono di associare ad un documento informatico una data ed un orario giuridicamente validi ed inoppugnabili, quindi opponibili a terzi con effetto giuridico analogo al tradizionale timbro postale.
AGS applicando rigorosamente queste regole ha sviluppato l’applicazione PostHello!City DataCerta, che di fatto dematerializza il Timbro Postale e permette di ottenere lo stesso risultato recandosi alla più vicina tabaccheria convenzionata. L’applicazione, che gira su un Tablet 10" basato su Android, funziona in associazione con una MultiFunzione Xerox ConnecKey™. L’utente non deve far altro che avviare una scansione del suo documento sulla Multifunzione in dotazione del Tabaccaio; tramite l’applicazione DataCerta il documento digitalizzato viene archiviato digitalmente in un DataCenter certificato e ad esso viene applicata una marca temporale (EPCM) rilasciata da un ente certificato. Successivamente il documento viene conservato digitalmente a norma, per 10 anni estendibili a 40. In questo modo il documento digitale generato è perfettamente rispondente alle norme tecniche del CAD e pertanto legalmente valido. L’utente se lo desidera può richiedere anche una copia stampata del documento con un timbro datario che riporta la data e il codice EPCM univoco associato al documento. Il documento così timbrato può essere considerato una copia conforme dell’originale digitale conservato.
DataCerta fa parte della più ampia iniziativa PostHello!City lanciata da AGS e Xerox per portare i servizi postali digitali nelle tabaccherie. Infatti già da inizio Febbraio di quest’anno un numero crescente di esercizi si è dotata di questa soluzione innovativa che permette di effettuare la spedizione online di lettere prioritarie, raccomandate e telegrammi.
